Applicables à la location d'un ou plusieurs espaces d'entreposage chez
Entreposage S.A.F.E.

Dernière mise à jour: 3 décembre 2024

1. Consentement

1.1. Renseignements personnels

En naviguant sur notre site Internet, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par toutes les clauses contenues dans la présente Politique de confidentialité, telle que publiée sur notre site Internet. Vous affirmez également être majeur selon la législation canadienne et québécoise en vigueur ou être légalement autorisé à naviguer sur le présent site. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'un ou l'autre des clauses prévues aux présentes ou que vous n'êtes pas autorisé à naviguer sur notre site, il est de votre responsabilité de ne plus y naviguer.

En fournissant volontairement des renseignements personnels à votre sujet par le biais de notre logiciel de gestion des baux de location, vous consentez implicitement à ce que nous collections, communiquions, utilisions et conservions ces données aux fins des fins pour lesquelles vous avez initialement consenti de les fournir pour la durée nécessaire à la réalisation de ces dites fins. (Art. 8.3 et 14 LP) Seuls les renseignements personnels nécessaires sont collectés, communiqués, utilisés et conservés à moins que la loi n'autorise un autre traitement.

Avant toute utilisation de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont initialement été communiqués, nous nous engageons à obtenir votre consentement. (article 12 LP)

1.2. Renseignements personnels sensibles

Pour la collecte et l'utilisation de Renseignements personnels sensibles, chaque locataire devra fournir un consentement exprès sans quoi nous ne serons pas autorisés à utiliser ces renseignements. Aux fins de la présente Politique et tel que défini à l'article 12 al.4 (2) Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est sensible « lorsque, de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée. »

Vous pouvez complètement refuser de nous fournir un ou plusieurs renseignements personnels sensibles demandés auquel cas il est possible que nous ne puissions pas vous fournir certains services qui requiert les renseignements en question.

1.3. Retirer son consentement

À tout moment, pour retirer votre consentement à une quelconque modalité relative à la gestion de vos renseignements personnels par Entreposage S.A.F.E., vous n'avez qu'à communiquer par courriel à info@minientrepots.com afin de nous indiquer que vous retirez votre consentement. Veuillez noter qu'il est parfois impossible de retirer votre consentement si nous sommes liés par des exigences légales ou contractuelles.

2. Collecte de renseignements personnels

2.1. Formulaires

La collecte de renseignements personnels se fait par le biais d'un logiciel et d'un dispositif de paiement. Nous utilisons ces procédés pour collecter :

Nom de de la société;
Nom et prénom de la personne;
Adresse électronique;
Numéro de permis de conduire;
Numéro de téléphone;
Numéro de télécopieur;
Information de paiement (carte de crédit ou autre mode de paiement);
Adresse physique.

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers d'un logiciel et d'un dispositif de paiement.

Le locataire peut choisir de ne pas fournir les renseignements personnels demandés.
Toutefois, il est possible qu'il ne puisse pas avoir accès aux services demandés.

2.2. Communications du locataire avec nous

Lorsque vous envoyez un courriel ou toute autre communication à Entreposage S.A.F.E., nous pouvons les conserver afin de traiter vos demandes, répondre à vos questions et améliorer nos services.

 
2.3. Autre collecte de renseignements

Au bureau chef

Nous recueillons également des renseignements personnels à notre bureau chef. En effet, lorsque vous rencontrez l'un de nos représentants, vous serez amené à répondre à certaines questions afin d'avoir les renseignements requis pour nous permettre de vous offrir un service. Par exemple, nous pourrions vous demander vos coordonnées, des informations relatives au paiement ou toute autre information pertinente pour la location d'un espace.

3. Utilisation et traitement des renseignements personnels

Nous utilisons uniquement les renseignements personnels pour les fins pour lesquelles un locataire a consenti à ce qu'ils soient collectés. Nous ne louons, vendons, ni partageons aucun renseignement personnel au sujet des locataires de nos sites.

Nous pouvons avoir besoin de renseignements personnels dans les situations suivantes, par exemple:

Établir un dossier lors de la réservation ou la création d'un contrat de location d'un espace.
Entrer en contact avec vous pour vous fournir de l'information concernant votre location, termes et conditions.
Respecter nos exigences légales.
Effectuer des analyses afin d'améliorer nos produits et services

4. Communication des renseignements personnels

Nous nous réservons le droit de partager vos renseignements personnels avec certaines sociétés affiliées, vendeurs, agents, ou autres sociétés ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte dans le but de vous offrir des produits et services personnalisés. Nous communiquons également des renseignements personnels, entre autres, lorsque nous avons obtenu votre consentement, pour effectuer l'audit, la recherche et l'analyse afin d'assurer la maintenance et l'amélioration de nos services, pour assurer la maintenance technique de notre réseau et pour développer de nouveaux services.

 
4.1. Communication dans le cadre d'une transaction commerciale

De plus, Entreposage S.A.F.E. peut partager des renseignements que vous avez volontairement fournis à l'occasion d'une transaction commerciale ce qui inclut notamment les opérations de modification de la structure juridique de l'entreprise visée par voie de fusion, d'acquisition ou autrement. Dans le cadre d´un tel événement, vous serez avertis préalablement au transfert de vos renseignements personnels et vous serez mis au courant de la nouvelle politique de confidentialité qui leur sera applicable. (Article 18.4 LP)

4.2. Communication à une tierce partie

Il se peut aussi que nous partagions avec des tiers certains renseignements non personnels sous forme collective, par exemple, le nombre de locataires ayant cherché une dimension d'un local à louer spécifique ou ayant cliqué sur une annonce particulière. Ces informations ne permettent pas de vous identifier.

Nous pouvons également transmettre des renseignements personnels collectés par l'un de nos formulaires directement à un CRM ou à un gestionnaire de programme digital du manufacturier, soit de tierces parties. Les tierces parties ont leur propre politique de confidentialité en ce qui concerne les renseignements personnels que nous leur fournissons. Nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité pour connaître leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels puisque dès que vous quittez notre site Internet, vous êtes soumis aux politiques et conditions du site Internet tiers. Veuillez garder en tête que certaines tierces parties peuvent être localisées à l'extérieur du Québec ou du Canada et donc être assujetties à d'autres lois en ce qui concernent la protection de vos renseignements personnels.

Nous pouvons également fournir des renseignements personnels en réponse à des procédures juridiques valides telles que des assignations, mandats de perquisition et ordonnances d'un tribunal, ou pour établir ou exercer nos droits ou nous défendre contre des poursuites légales, ou dans toute autre circonstance prévue par la loi.

Il est également possible que nous puissions divulguer tout renseignement personnel que nous recueillons, utilisons ou recevons si la loi l'exige ou l'autorise. (article 18 et ss LP)

 
5. Conservation et archivage des renseignements personnels

De prime abord, nous conservons les renseignements personnels durant la période pour laquelle nous en avons besoin afin d'offrir le service demandé par le locataire, soit pour la finalité pour laquelle le locataire a consenti à fournir lesdits renseignements. Si un consentement a été donné pour plusieurs finalités, nous conserverons les renseignements jusqu'à l'accomplissement de la finalité qui nécessite la plus longue période sans pour autant l'utiliser pour une autre fin que celles pour lesquelles le consentement a été donné.

Nous conservons également ces renseignements pour toute période requise pour se conformer à nos obligations légales.

5.1. Archivage et anonymisation

Lorsque les renseignements personnels ont été utilisés pour les fins pour lesquelles le locataire avait donné son consentement, nous procéderons à un archivage de vos données personnels dans le but de les réactiver si vous requérez un nouveau service. Vous pouvez également demander la suppression de vos renseignements personnels de nos bases de données une fois le contrat terminé et que nos services ne sont plus requis tout en respectant les délais de conservation prévus par la loi (23 LP).

6. Sécurité et confidentialité des renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures de sécurité nécessaires pour éviter tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction des données. Ces mesures comprennent notamment la réalisation d'audits internes sur la collecte, la conservation, le traitement des informations et les mesures de sécurité, physiques ou logicielles, destinées à empêcher tout accès non autorisé aux systèmes dans lesquels sont conservées les renseignements personnels. (article 10 LP) Les informations personnelles sont chiffrées au repos et toujours chiffrées lors des sauvegardes.

Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous mettons en application des mesures de précaution conformes aux standards de l'industrie afin de prévenir la perte, le mauvais usage, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction inappropriée de ces informations.

Lorsque vous nous confiez des données relatives à votre carte de crédit, celles-ci sont chiffrées. Nous nous conformons aux exigences de sécurité de l'industrie et appliquons des mesures de sécurité supplémentaires reconnues au sein de l'industrie.

L'accès aux renseignements personnels est strictement réservé aux employés, aux mandataires, sous-traitants et agents agissant pour le compte de Entreposage S.A.F.E. qui ont besoin d'y accéder afin d'exploiter, de développer ou d'améliorer nos services. Ces personnes sont liées par des obligations de confidentialité et sont susceptibles de faire l'objet de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement et aux poursuites judiciaires, en cas de manquement à ces obligations. (article 20 LP) Afin de contrôler les accès aux renseignements personnels, chaque personne autorisée à accéder à des renseignements personnels possède un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Toutefois, il est important de garder en tête qu'aucun système de collecte, de communication ou de conservation des données ne peut garantir que la sécurité sera garantie à 100%. Il est donc également de votre responsabilité de vous assurer que vos informations sont transmises en toute sécurité, notamment en nous avisant si vous doutez que la sécurité de vos renseignements est en péril (Voir la section 11 pour les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels).

7. Droit des locataires relatifs aux renseignements personnels divulgués

Un locataire peut, en tout temps, faire une demande d'accès ou de rectification du dossier dans lequel se trouve les renseignements personnels que nous détenons à son sujet si un renseignement est inexact, incomplet ou équivoque. Nous désirons obtenir des renseignements exacts afin de vous offrir le meilleur service. N'hésitez pas à faire une demande d'accès ou de rectification en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11). Cette demande doit se faire par écrit et doit contenir une preuve qui permet de confirmer l'identité du locataire ou de son représentant. (article 30 LP)

Un locataire peut également demander plus d'informations sur l'utilisation que nous faisons des renseignements personnels.

Tout locataire peut demander que lui soient communiqués les renseignements personnels informatisés que nous détenons à son sujet dans un format technologique accessible et lisible. (article 27 LP)

Un locataire peut aussi demander que nous supprimions des renseignements que nous ne jugeons plus nécessaires pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été fournis et consenti ou qui n'ont plus de fondement juridique à leur utilisation.

Tel que mentionné précédemment, tout locataire peut également modifier son consentement quant à l'utilisation des renseignements personnels.

Un locataire peut également faire une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11) et demander que nous limitions l'utilisation de ses renseignements pendant le traitement de ladite plainte.

Un locataire a également le droit de demander de ne pas être soumis à une décision uniquement fondée sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels Incidents relatifs aux renseignements personnels.

Si nous avons des motifs de croire qu'un incident qui touche les renseignements personnels des locataires s'est produit, nous nous engageons à prendre des mesures raisonnables pour limiter les risques de préjudices et à être proactif dans la création de mesures préventives.

Si nous jugeons qu'un préjudice sérieux pourrait résulter d'un incident relatif aux renseignements personnels, nous aviserons la Commission d'accès à l'information ainsi que tout locataire dont les renseignements personnels sont touchés par l'incident selon les modalités prévues par la loi. (article 3.5 LP)

Nous nous engageons également à tenir un registre des incidents de confidentialité (article 3.8 LP)

8. Modification à la Politique

Veuillez noter que la présente Politique est susceptible d'être modifiée à tout moment. Aucun changement, même mineur, entraînant une diminution de vos droits aux termes des présentes ne pourra avoir lieu sans votre consentement exprès.

Indépendamment de ce qui précède, toute modification apportée à cette Politique fera l'objet d'une publication sur cette page. La date de la mise à jour de la Politique sera indiquée dans le haut de la page. (article 8.2 LP)

9. Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Le Directeur Général de Entreposage S.A.F.E. a été désigné comme responsable chez Entreposage S.A.F.E. pour la protection des renseignements personnels. Pour toute question ou commentaire, veuillez communiquer avec la personne responsable en utilisant l'une ou l'autre des options suivantes: (article 3.1 LP)

Responsable de la confidentialité : Mme France Veillette
Par courriel: info@minientrepots.com
Adresse physique:
3350 Avenue de la Gare
Mascouche, Québec
J7K 3C1

Merci de faire confiance à Entreposage S.A.F.E.